Financiën en leiding
CFO’s, financieel directeuren, COO’s, general counsel, bestuursleden en compliance-verantwoordelijken die instaan voor subsidierisico en financiële blootstelling.
Vertrouwelijk intern advies
EU Grant Risk & Compliance Advisory (Vertrouwelijk)
Vertrouwelijk, niet-certificerend intern advies voor EU-subsidiecoördinatoren, begunstigden, CFO’s, algemeen directeuren en compliance-verantwoordelijken — bij toekenning, tijdens uitvoering, en vóór rapportage, afsluiting of externe toetsing. Vier afzonderlijke instappunten, afgestemd op de projectfase en het blootstellingsniveau.
Voor wie
Serieuze rollen die EU-subsidierisico dragen.
Programmaverantwoordelijkheid
Coördinatoren van subsidies met meerdere begunstigden, projectmanagers bij begunstigden, programmadirecteuren — iedereen die verantwoordelijk is voor het verdedigen van het dossier.
Juridisch en regelgevend
Juridische en compliance-verantwoordelijken in verenigingen (vzw’s en ivzw’s), ngo’s, kmo’s, universiteiten, consortia en publiek-private structuren die aan EU-financiering zijn blootgesteld.
Aanleidingen
Wanneer advieswerk het meest nuttig is.
Bij toekenning
Zet governance, bewijsdiscipline en rapportagekalender op de juiste fundamenten voordat gewoontes zich vastzetten.
Wisseling van sleutelrol
Nieuwe coördinator, nieuwe financieel verantwoordelijke of nieuwe projectmanager die het dossier overneemt — verduidelijk de reële blootstelling.
Vóór de eerste rapportage
Breng kosten, narratief en bewijs op één lijn vóór het eerste periodieke verslag wordt ingediend — niet nadat vragen terugkomen.
Interne twijfel over één gebied
Personeel en tijdregistratie, aanbesteding, onderaanneming, governance, bewijs, GDPR — wanneer de blootstelling smal maar ernstig is.
Vóór afsluiting
Identificeer zwakke punten in het einddossier voordat het afsluitpakket de organisatie verlaat.
Vóór externe toetsing
Vóór een controle, audit, verzoek van een autoriteit of bestuursvergadering — begrijp waar het dossier kwetsbaar is.
Reikwijdte en deliverables
Vier instappunten. Reikwijdte afgestemd op elk.
Instappunt 1 — Diagnose, vast honorarium vanaf € 4.500
Compliance Health Check
Een gerichte diagnose van twee weken om te identificeren waar uw subsidiedossier mogelijk blootgesteld is — snel genoeg om een beslissing op korte termijn te ondersteunen, licht genoeg om te laten uitvoeren zonder volledige opdracht.
Wat het omvat
- Vertrouwelijk eerste gesprek en scoping
- Scan op hoofdlijnen over governance, kosten, bewijs, rapportage en aanbesteding
- Gerichte steekproef van ondersteunende documenten (10–20 items)
- Tot twee korte interviews met financiële en projectverantwoordelijken
- Identificatie van de belangrijkste blootstellingsgebieden
- Snelle lezing van posities die moeilijk te verdedigen zouden zijn
Wat u ontvangt
- Vertrouwelijke synthesenota (8–12 pagina’s), leesbaar op managementniveau
- Verkeerslichtkaart van kwetsbaarheden per gebied en ernst
- Top 5–10 prioriteiten met onmiddellijke acties
- Debrief met de leiding en praktische correctieve richting
- Aanbeveling over handelen via snelle correcties, een Targeted-interventie of een Full Review
Waar de Health Check stopt
De Health Check is een triagetool, geen blootstellingsrapport. Hij zegt u of u moet handelen en waar u moet beginnen. Hij produceert geen Risicoregister, geen 30/60/90-dagenroutekaart voor correctie, en geen managementrapport op bestuursniveau — die behoren tot de Review (instappunt 3). Als de Health Check ernstige of systemische blootstelling identificeert, is de natuurlijke volgende stap een Review.
Een basis voor wat volgt
Als een diepere opdracht volgt, is de Health Check geen verloren inspanning. De blootstellingskaart, documentreview en interviewbevindingen dienen als startpunt voor een Targeted-interventie of een Review — ze scherpen de scope aan, focussen het documentverzoek en verkorten de kick-off. Cliënten die van een Health Check doorgaan naar een Targeted- of Review-opdracht bereiken doorgaans sneller bruikbare conclusies dan cliënten die die opdrachten koud laten starten.
Instappunt 2 — Bij toekenning, afgebakende opdracht
Build
Het juiste moment om subsidiediscipline te installeren voordat gewoontes zich vastzetten. Build is een implementatieopdracht over meerdere weken — geen diagnose — die governance, bewijs en rapportage vanaf dag één op verdedigbare fundamenten plaatst.
Wat het omvat
- Governance-architectuur, rollen en beslissingsketen
- Dossierstructuur, bewijsclassificatie en auditspoor
- Rapportagekalender, interne mijlpalen en controlepunten
- Logica voor subsidiabiliteit van kosten en discipline in tijdregistratie
- Kader voor aanbesteding en onderaanneming
Wat u ontvangt
- Governance- en internecontrolekader afgestemd op het project
- Dossierstructuur en bewijsregels die vanaf dag één verdedigbaar zijn
- Rapportagekalender en interne controlepunten
- Managementbriefings om de belangrijkste rolhouders op één lijn te brengen
Hoe Build verschilt van Health Check en Review
Build is toekomstgericht en structureel. Waar de Health Check risico in een bestaand dossier identificeert en de Review het documenteert, voorkomt Build dat risico in de eerste plaats ontstaat. Dit is de opdracht om bij toekenning of kick-off te laten uitvoeren.
Instappunt 3 — Tijdens uitvoering, afgebakende opdracht
Review
Een senior diagnose over meerdere weken van een bestaand subsidiedossier — ontworpen om CFO’s, general counsel en besturen een verdedigbaar beeld van de blootstelling te geven vóór rapportage, afsluiting of externe toetsing.
Wat het omvat
- Governance, rollen, beslissingsdocumentatie, consortiumdiscipline
- Subsidiabiliteit van kosten en financiële verdedigbaarheid
- Personeelskosten en tijdregistratielogica
- Aanbesteding, onderaanneming en blootstelling aan derden
- Bewijs, dossierbewaring en samenhang van het auditspoor
- Verdedigbaarheid van rapportage — narratief, bewijs, kostenafstemming
- Afstemming tussen deliverables en verplichtingen
- Vertrouwelijkheid en GDPR-blootstelling waar relevant
- Voorbereiding op afsluiting en controle
- Risicogebaseerde steekproefreview (40–100 bewijsitems)
- Interviews met financiële, project-, juridische, aankoop-, HR- en operationele verantwoordelijken (meestal 5–10)
Wat u ontvangt
- Vertrouwelijk managementrapport (25–40 pagina’s), gericht op CFO, general counsel of bestuur
- Risicoregister met probleem, bewijs, gevolg, urgentie, eigenaar en correctieve actie
- Risico-heatmap per domein
- Bewijsparaatheidsmatrix die verplichtingen, kosten, deliverables en bewijs koppelt
- 30/60/90-dagenplan voor correctie en risicobeheersing
- Debrief-workshop met senior leadership en operationeel team
Waar de Review stopt
De Review documenteert de blootstelling; zij implementeert niet de correcties die zij aanbeveelt. Implementatie volgt doorgaans op een van drie manieren — gerichte correcties via een Targeted-opdracht, structurele heropbouw via een Build-opdracht, of doorlopende senior ondersteuning via een fractionele retainer.
Instappunt 4 — Op aanvraag, smalle scope
Targeted
Een gerichte interventie op één specifiek gebied — wanneer de blootstelling bekend en smal is, of wanneer de Health Check één zwak domein heeft geïdentificeerd dat diepgang verdient zonder volledige Review.
Wat het omvat
- Eén gebied — personeelskosten, aanbesteding, governance, bewijs, rapportage, GDPR
- Documentreview beperkt tot de overeengekomen scope
- Lezing van posities die binnen dat gebied moeilijk te verdedigen zouden zijn
Wat u ontvangt
- Synthesenota gericht op het overeengekomen gebied
- Identificatie van de belangrijkste kwetsbaarheden binnen dat gebied
- Praktische correctieve richting beperkt tot de scope
De scope wordt afgestemd op het project. Niet elk dossier heeft de volledige perimeter nodig; een gerichte module kan nuttiger zijn dan een brede sweep.
Honoraria
Vier instappunten, vier honorariumniveaus
Compliance Health Check
Vanaf € 4.500 excl. btw
Opdracht met vaste scope en vast honorarium. Het uiteindelijke vaste honorarium hangt af van het aantal begunstigden, het documentvolume, de urgentie en de scopecomplexiteit.
Build · Review · Targeted
Indicatief honorarium na scoping excl. btw
Build, Review en Targeted zijn bredere of diepere opdrachten, die project per project worden gescopet. Een indicatieve bandbreedte wordt gedeeld na het vertrouwelijke eerste gesprek en de schriftelijke scope.
Het uiteindelijke honorarium hangt af van de projectfase, het documentvolume, het aantal begunstigden, de urgentie en de scopecomplexiteit.
Wettelijke audit en assurance-opdrachten. EU City voert geen wettelijke audit, certificering of assurance-opdrachten uit. Dergelijk werk wordt op verzoek doorverwezen naar een onafhankelijk en gekwalificeerd auditkantoor.
Uitsluitend vertrouwelijk intern advies. Geen van de vier instappunten is een wettelijke audit, certificering, assurance-opdracht of officieel advies voor autoriteiten.
Let op. EU Grant Risk & Compliance Advisory — met inbegrip van Compliance Health Check, Build, Review en Targeted — is vertrouwelijk intern advies. Het is geen wettelijke audit, geen gereglementeerde audit, geen certificering, geen assurance-opdracht en geen juridisch advies bedoeld voor autoriteiten. Het vervangt geen programma-specifieke, wettelijke, boekhoudkundige of juridische verplichtingen en garandeert niet dat er geen bevindingen, kostenafwijzingen, financiële correcties of terugvorderingen zullen zijn.
Bespreek uw subsidierisicosituatie.
Een senior, vertrouwelijk eerste gesprek.